大津硅藻材料股份有限公司

2020-06-19 15:41:08 275

      随着整个硅藻泥行业的不断发展,大津公司业务量一直属于快速上升的阶段。在企业扩张过程中,大量经销商、专卖店的存在必不可少。大津硅藻原来的经销商体系是一套很经典,却也很复杂的体系。公司各区域的经销商没有库备,终端客户的订单进到专卖店后,专卖店把订单反馈到公司,大津公司专门的内勤人员对订单一一核实,包括商品是否正确、数量是否正确、地点是否正确,这就要求业务人员、经销商和下单人员的密切配合,才能保证订单正确的完成。业务的快速扩张逐渐带来更复杂的架构,这套经典的经销商体系面临着巨大的冲击,尤其是来自四个方面的业务瓶颈。

       第一是订单录入高错误率。硅藻泥有一个很重要的产品特性,即是产品相似度很高。以圆弧为例,在国家制定的硅藻泥色卡标准中就有40多种颜色,其命名方式为圆弧001、002、003……这一特性和命名导致来自客户的订单都很类似。在大津公司,订单由经销商交给公司的客服人员,然后由客服人员录入用友优普U8 ERP系统中。大量的人工录入和高相似度的订单,导致错误率较高。      第二是订单过程处于盲区。对于货品支付,大津公司采取的是“款到发货”的方式。在过去,为了确保信息的准确,一套订单的完整流程非常冗长:客户下单后,经销商提交公司业务人员;业务人员进行订单核对,同时生成相应报价,并将报价反馈到经销商;经销商根据报价进行线下付款,并将付款信息告知公司财务人员;财务人员银行查账。全部信息核实后,U8审核完成,再由物流人员备货、发货;发货完成后,物流人员再将发货信息QQ、邮件通知经销商。整个过程冗长、不透明,一旦某个环节出错,订单很可能延误。      第三是对账麻烦。大津公司采取月底核账的方式,每到月底经销商与财务、业务人员依据订单、支付一一核对账务信息。对于经销商来说,要跟大津硅藻逐条核对所有的帐务,对于公司,大量单据的产生,对于大津的人员压力同样非常大。

      第四是信息沟通滞后。大津公司每个月都会发布一些促销政策,遇到节假日同样如此。在过去,这些促销政策就需要业务人员打电话、邮件,一一通知每个经销商。同时,大津公司也属于有研发实力的企业,会不断的更新产品。那么,新产品的发布、性能、作用、场景、前景等信息,也都需要业务人员通过电话、邮箱等,一一通知经销商。这种信息沟通的方式或导致很多信息的滞后,也会产生沟通误差。

基于U订货的软实力升级

      基于这一背景,大津硅藻整体员工工作效率低的现象逐渐显现,同时又面临着企业的快速扩张。两相之下,公司发展压力倍增。

       大津公司管理层一直努力在寻找一套优秀的解决方案,他们期望借助互联网技术,实现一个平台整合所有信息,所有的产品、物流、订单、促销,以及交易记录、发货记录等等信息均整合在平台上,经销商可以直接从平台了解这些信息,而不需要大量的内勤人员高度参与。

       同时大津硅藻原本就已经部署了用友优普U8 ERP,而且在寻找解决方案的过程中,大津硅藻管理层已经有了整体思路,U订货的引进和上线非常顺利。“从第一次接触到确定,只用了一个月时间;从搭建到上线推广,只用了两周。”

      目前,U订货已经在大津硅藻成功上线,并应用到整体经销商管理中。

       首先,大津硅藻将所有公告、信息直接发布到平台上,经销商能通过平台很直观、及时的了解所有信息。对于促销信息,或者某个时间段的促销理念,并将之与自身结合,从而形成更有效的促销。企业新产品有基本信息、价值和质量等的介绍,并可以通过图文的方式进行呈现,相比过去电话、邮件的口述和单纯文字方式,能够更直观与清晰的把握产品信息。基于这种方式,大津硅藻也能够将产品更快的投放到市场中,并更快速的获取市场对产品的反应。       其次,U订货平台上线后,产品的价格一目了然,经销商下单时直接选择商品,即可知道应付金额,然后由大津硅藻客户人员线上审核,财务查账,进入U8,然后物流拿到订单发货。在这一过程中,经销商能够从平台上随时查看订单状态,是否审核、是否收到款项、是否发货以及发货情况,做到一个平台整合信息接口,一个平台知道所有信息。       其三,在U订货平台上,经销商拥有自己的独立账户,付款、返利均可从账户进行。同时,经销商能够在账户中查看订单记录、付款记录、账户余额等财务信息,月底通过在线对账,只用把数据汇总即可核对,保证企业账务信息和经销商信息的一致,同时减少了大量的人工操作。

       此外,U订货的上线也在内勤工作方面,给企业管理和业务运转效率带来巨大提升。基于信息及时透明共享、线上对账等。客服人员、财务人员能够把很多不必要的工作省略掉,比如内勤人员不需要再重复录单,财务人员不需要花很多的时间跟客户沟通。内勤人员的工作时间节省下来后,可以将更多的时间投入到经销商服务方面,从而使得后勤配合能力能够满足业务扩张的节奏。

       总体来讲,U订货对于大津公司最直观的提升,就是减少了很多工作量。信息自动梳理,减少了内勤的业务压力,也不需要做很多重复的入单工作、沟通工作。另一方面,U订货对各类信息做了统一归口,经销商每次要查订单,不需要再和各个部门的不同的人去沟通,这对于大津硅藻来讲是服务能力的大幅提升。